Layer 1
De nieuwe thuiswerkvergoeding: hoe zit dat?

3 minuten lezen

Twee dagen op kantoor, de andere drie vanuit het comfort van je eigen huis: we noemen dit ook wel hybride werken. Door de coronacrisis zijn we massaal gaan werken vanuit huis, en zelfs nu zijn velen van ons nog voorstanders van thuiswerken. Het kabinet heeft sinds 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal €2,- per dag geïntroduceerd. Wat houdt deze compensatie eigenlijk in en wat was de situatie voorheen? Dat lees je allemaal in deze blog.

Waarom een thuiswerkvergoeding?
Zoals eerder genoemd, hebben werkgevers sinds 1 januari 2022 de mogelijkheid om een onbelaste compensatie aan hun werknemers te bieden voor de kosten en voorzieningen die verbonden zijn aan het thuiswerken. Denk bijvoorbeeld aan extra energieverbruik, of aan koffie en thee. Uit onderzoek van het Nibud blijkt dat veel werkgevers hun werknemers tegemoet willen komen voor deze extra kosten. Volgens de wet is het niet verplicht om een thuiswerkvergoeding aan te bieden, tenzij het in het cao of in de arbeidsovereenkomst is opgenomen. Toch is het wel verstandig omdat het een teken is van goed werkgeverschap. Ook wil het kabinet het thuiswerken blijven stimuleren vanwege het positieve effect op het milieu: met de mogelijkheid tot thuiswerken reis je minder van en naar kantoor.

De situatie voor 2022
De onbelaste vergoeding van de extra kosten die werknemers maakten wanneer ze thuiswerkten vanwege de coronacrisis werden eerst ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Deze vrije ruimte is voor het uitkeren van onbelaste vergoedingen, maar waarvan het totale bedrag wel onder de limiet van deze vrije ruimte moest blijven. Die limiet werd berekend met de loonsom van alle werknemers samen.

Tijdens de coronacrisis kregen steeds meer werknemers een thuiswerkvergoeding, wat ten koste ging van de vrije ruimte. Daarom is de thuiswerkvergoeding nu een gerichte vrijstelling. Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen binnen de WKR waarvoor je ook geen belasting bent verschuldigd, maar die buiten de bovengenoemde vrije ruimte vallen. We geven een paar voorbeelden van deze gerichte vrijstellingen om je een beter idee te geven: abonnementen op het openbaar vervoer, maaltijden bij overwerk, cursussen, verhuiskosten vanwege werk en het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Nieuwe regels
Nu heb je als werkgever de mogelijkheid om werknemers te compenseren op verschillende vlakken:

  • De thuiswerkvergoeding is vastgesteld op maximaal €2,- per thuisgewerkte dag of een deel daarvan
  • De werkgever hoeft geen loonheffing te betalen voor bovenstaande thuiswerkvergoeding
  • De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van €0,19 per kilometer blijft bestaan
  • Je kunt ervoor kiezen om reiskosten of thuiswerken te vergoeden op basis van declaratiebasis, of met een vaste vergoeding per maand
  • Het is mogelijk om per dag de thuiswerkvergoeding óf reiskostenvergoeding te betalen, mits hier tussen de werkgever en werknemer duidelijke, schriftelijke afspraken over zijn gemaakt. Is dat even handig!

De nieuwe regels kunnen in elke arbeidsovereenkomst worden opgenomen: in een arbeidsovereenkomst bepaalde tijd, onbepaalde tijd en in een nulurencontract.

Welke vergoeding geldt wanneer?
Nog even over dat laatste: bij een vaste vergoeding hoeft een werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding van kracht is. Voorbeeld: je bent een werknemer en hebt met je werkgever afgesproken dat je drie dagen per week thuiswerkt en op de maandag en vrijdag naar kantoor komt. Daar krijg je een vaste vergoeding voor. Op een woensdag reis je toch een keer naar kantoor toe omdat het die dag wat beter uitkomt vanwege een meeting in de ochtend. Een probleem? Nee! In dit geval wordt de werknemer gecompenseerd voor thuiswerken omdat de woensdag normaal gesproken een thuiswerkdag is. Pas wanneer de werknemer structureel vaker naar kantoor komt of andersom, is het nodig om de vergoeding schriftelijk aan te passen. Wanneer een werknemer ervoor kiest om een dagdeel op kantoor en een dagdeel thuis te werken, dan is het aan de werkgever om een thuiswerkvergoeding óf reiskostenvergoeding toe te wijzen. Het is namelijk niet mogelijk om ze beide voor dezelfde dag te compenseren.

Wil jij de nieuwe regels omtrent de thuiswerkvergoeding helder in een arbeidsovereenkomst verwerken? Wij kunnen je hierbij helpen! Bekijk ons aanbod van arbeidsovereenkomsten. Zo heb jij je zaken op orde, en zijn én blijven je werknemers tevreden.

Gerelateerde artikelen

Bedankt!