4 minuten lezen

Ooit afgevraagd wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt? Je bent niet de enige. Steeds meer mensen houden zich bezig met hun privacy. Daarom is een privacyverklaring héél belangrijk als je persoonsgegevens verzamelt. Je laat ermee weten dat je volgens de AVG werkt en dekt je activiteiten juridisch af. Waar een privacyverklaring allemaal aan moet voldoen? Lees snel verder.

Persoonsgegevens liggen nogal gevoelig. Terecht, want onze privacy is belangrijk. Daarom staat in de AVG dat je het altijd moet laten weten als je persoonsgegevens verzamelt. Dit heet de informatieplicht en daarvoor gebruik je de privacyverklaring, of privacy statement. Dit document moet aan een aantal eisen voldoen. De belangrijkste zijn dat al je klanten de privacyverklaring kunnen raadplegen, dat deze begrijpelijk en duidelijk is én (ook best belangrijk) dat de inhoud klopt.

Je privacyverklaring toegankelijk maken
Je privacyverklaring moet toegankelijk zijn voor iedereen waarvan jij gegevens verzamelt. Zorg dus dat ze er altijd bij kunnen komen of dat jij de verklaring kan geven als je klanten erom vragen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

• Zet de verklaring online op je website (met duidelijke knop)
• Druk een folder af met privacyinformatie
• Informeer klanten als ze je bezoeken, bijvoorbeeld door een poster of informatiescherm op kantoor of in de wachtkamer
• Zet een link naar de verklaring op je factuur of bon

Volgens de AVG mag het raadplegen van de privacyverklaring niet te moeilijk zijn voor je klanten. Houd er dus rekening mee dat iedereen op een andere manier aan zijn of haar informatie komt.

Maak een begrijpelijke en duidelijke privacyverklaring
Fijn als je altijd bij de privacyverklaring kan, maar het moet ook begrijpelijk zijn! Weg dus met die juridische taal. Vertel liever op een begrijpelijke manier wat je doet. Denk daarom goed na hoe je de informatie vertaalt naar je doelgroep. Gebruik bijvoorbeeld verschillende media om je boodschap over te brengen. De AVG gaat vooral uit van een geschreven privacyverklaring, maar die kan je goed ondersteunen met een video, cartoon of gesproken bericht.

Wat staat er in een privacyverklaring?
De AVG geeft een hele waslijst aan eisen voor een privacyverklaring. We zetten de belangrijkste voor je op een rijtje. In de privacyverklaring staat:

• Welke organisatie de persoonsgegevens verwerkt, inclusief contactgegevens voor vragen of klachten
• Waarom je persoonsgegevens nodig hebt (wettelijke grondslag) en wat je ermee doet
• Wie de gegevens nog meer krijgt en/of dit binnen de EU is
• Hoe lang je gegevens bewaart en hoe die worden opgeslagen
• Welke rechten je als klant hebt en waarom klanten verplicht zijn hun persoonsgegevens te geven
• Of je persoonsgegevens zelf verzamelt of krijgt van een andere organisatie

Voor al deze punten geldt: wees duidelijk en transparant. Geef alle informatie, ook als het voor jou niet zo belangrijk lijkt. Zo voorkom je vragen of (nog erger) fikse boetes.

SmartAgreements genereert jouw privacyverklaring
Zoals je ziet komt er nogal wat kijken bij een goede privacyverklaring. Gelukkig kan SmartAgreements je helpen. Wij genereren een privacyverklaring die helemaal op jouw bedrijf afgestemd is. Zónder die veelvoorkomende fouten en mét alle verplichte inhoud in begrijpelijke taal. Zo weten je klanten waar ze aan toe zijn en kan jij je richten op andere belangrijke zaken.

Vandaag nog zelf jouw privacyverklaring opstellen met behulp van SmartAgreements? Je doet het hier.