Algemene Voorwaarden – de kleine lettertjes die van groot belang zijn. Er kan zomaar een reden zijn dat je huidige voorwaarden niet meer passen bij het product of de dienst die jij aanbiedt. Mag je de voorwaarden dan gewoon aanpassen zoals jij wil?

Als je Algemene Voorwaarden hanteert, dan heb je vastgelegd onder welke randvoorwaarden jij zakendoet. Algemene Voorwaarden bestaan uit allerlei artikelen die gaan over jouw product of dienst en je manier van werken. Denk bijvoorbeeld aan de betalingsvoorwaarden of de duur van de overeenkomst. In deze blog gaan we in op de regels voor het wijzigen van je Algemene Voorwaarden. Mag dat zomaar?

Eenzijdig wijzigen
Of je je Algemene Voorwaarden 'zomaar’ mag aanpassen hangt af van, jawel, je Algemene Voorwaarden. Dat zit zo: in de Algemene Voorwaarden kun je ook regels opnemen die gaan over hoe jij omgaat met wijzigingen in je Algemene Voorwaarden. Je mag bijvoorbeeld een clausule (dat is een ander woord voor bepaling) opnemen dat je wijzigingen eenzijdig mag doorvoeren. Dat betekent dat je geen toestemming hoeft te vragen aan bestaande klanten om je Algemene Voorwaarden aan te passen. Waar je dan wel aan moet voldoen is de informatieplicht; voordat de nieuwe voorwaarden ingaan, moet je deze delen met bestaande klanten. Dat is natuurlijk ook wel zo transparant. Mochten ze in de toekomst weer zaken met je doen, dan weten ze onder welke voorwaarden dat zal zijn.

Algemene Voorwaarden zonder wijzigingsclause
Wat niet mag, is Algemene Voorwaarden zonder wijzigingsclausule zomaar aanpassen wijzigen. Voordat je welke wijziging dan ook mag opnemen, moet je eerst de nieuwe voorwaarden aan je bestaande klanten voorleggen. Dat zijn de regels voor Algemene Voorwaarden zonder wijzigingsbepaling; Je kunt de voorwaarden pas wijzigen als je hun toestemming hebt. Tot die tijd blijven de oude voorwaarden van kracht. In dit geval hebben bestaande klanten dus het recht om producten of diensten van je af te nemen onder de oude voorwaarden, net zolang tot ze akkoord gaan met de nieuwe voorwaarden. Ons advies? Neem in de allereerste versie van je Algemene Voorwaarden gelijk een wijzigingsclausule op.

Nieuwe klanten, nieuwe voorwaarden?
Hoe zit het met nieuwe klanten? Nieuwe klanten kennen je ‘oude’ voorwaarden niet, omdat ze nog niet eerder zaken met je hebben gedaan. Je kunt dus voor deze klanten de ‘nieuwe’ voorwaarden hanteren, zolang je ze maar goed en op tijd informeert over deze voorwaarden. Dat is precies volgens dezelfde regels zoals je de oude voorwaarden ook ooit eens hebt gedeeld met bestaande klanten. Let er in dit geval goed op welke klant onder welke voorwaarden vallen. Je hanteert verschillende versies van Algemene Voorwaarden, dus doet met deze verschillende groepen klanten op een andere manier zaken.

Redelijke voorwaarden die voor elke klant gelden
Welke aanpassing je ook doet in je Algemene Voorwaarden, het document en de bepalingen die erin staan moeten altijd in lijn zijn met wet- en regelgeving. Het moet dus gaan om standaardvoorwaarden (voor elke klant hetzelfde) en randvoorwaarden (ze gaan niet over de kern van de koop of dienst zoals prijzen, hoeveelheid, etc.). En net als wanneer je voor het eerst Algemene Voorwaarden opstelt, mogen er geen onredelijke voorwaarden in het document staan.

Wat er precies in jouw Algemene Voorwaarden komt te staan, hangt af van wat je aanbiedt. Met SmartAgreements kun je eenvoudig Algemene Voorwaarden opstellen die geschikt zijn voor verschillende digitale diensten zoals de ontwikkeling van websites, apps of software, marketingdiensten zoals social media- of online advertentiebeheer. Denk dan aan het beheer van iemands socialmediakanalen of het instellen en bijhouden van online advertenties. Je kan ook deze Algemene voorwaarden gebruiken voor grafische vormgeving en contentcreatie. Voorbeelden hiervan zijn afbeeldingen, teksten, video’s en illustraties. Ga aan de slag!