Een werknemer een officiële waarschuwing geven, hoe doe je dat? Het is (als het goed is) niet iets waar je dagelijks mee bezig bent, maar mocht het zo ver komen, dan is het goed om te weten waar je aan moet denken.
Je kon het waarschijnlijk al raden; de officiële waarschuwing is een formele, ernstige waarschuwing. Je gebruikt een officiële waarschuwing als een van je werknemers zich op een manier heeft gedragen die jij als werkgever niet accepteert. Meer over de betekenis van de officiële waarschuwing en in welke situaties deze wordt ingezet, lees je in onze blog ‘Wanneer gebruik je de brief Officiële Waarschuwing?’ Maar, hoe geef je een officiële waarschuwing op een nette manier?
Schriftelijk en aangetekend per post
Als je besluit een werknemer een officiële waarschuwing te geven, dan stuur je de brief Officiële Waarschuwing. Dit doe je nadat je met de werknemer in gesprek bent geweest. Je verstuurt vervolgens de brief om schriftelijk vast te leggen wat er is gebeurd. In de brief informeer je de werknemer over de situatie. Het heeft de voorkeur om de brief aangetekend te versturen. Op deze manier heb je bewijs dat de brief is ontvangen. Je kunt daarnaast ook kiezen om de brief per e-mail op te sturen, persoonlijk te overhandigen of een combinatie van deze opties.
Wat staat er in een Officiële Waarschuwing?
Benoem in de brief waarom de werknemer de waarschuwing ontvangt en geef eventueel een toelichting. Geef aan wat de consequenties zijn als zijn gedrag niet verandert, maar ook dat je hoopt op verbetering van het gedrag van de medewerker. De brief is verder een nette, zakelijke brief. Denk aan het opnemen van de gegevens van verzender en ontvanger, datum, onderwerp en ondertekening. De brief kan ondertekend worden door iedereen die het bedrijf (rechtsgeldig) vertegenwoordigt. Dit kan bijvoorbeeld de directeur of eigenaar zijn, maar ook een manager of HR-functionaris kan gemachtigd zijn door om dit te mogen doen.
De duur van een officiële waarschuwing
De maximale duur van een officiële waarschuwing is niet vastgelegd. Over het algemeen is het zo dat hoe meer tijd er verstrijkt, hoe minder waarde er gehecht mag worden aan de geldigheid van een schriftelijke waarschuwing. Denk hierbij aan het verstrijken van bijvoorbeeld 2 jaren. De geldigheid van de waarschuwing is ook afhankelijk van de ernst van de gedraging en het aantal waarschuwingen dat de werknemer heeft gehad.
Heb je een brief Officiële Waarschuwing nodig? Met SmartAgreements weet je zeker dat je brief correct en volledig is. Je stelt de brief Officiële Waarschuwing eenvoudig op met onze online tool.
