Wat is de brief Officiële Waarschuwing, en in welke situaties gebruik je zo’n waarschuwingsbrief? Wanneer mag je een officiële waarschuwing geven? Genoeg vragen waar je in deze blog het antwoord op kunt vinden.

De officiële waarschuwing is een op papier gestelde waarschuwing van een werkgever aan een werknemer. Deze waarschuwing geeft de werkgever wanneer de werknemer zich op een bepaalde manier heeft gedragen die de werkgever niet accepteert. Dit schriftelijke bericht wordt in het personeelsdossier opgeborgen. Op deze manier kan de waarschuwing op een later moment worden ingezet bij disciplinaire maatregelen zoals schorsing, ontslag of non-actiefstelling.

Een formele waarschuwing
Als werkgever geef je een medewerker niet zomaar een officiële waarschuwing. Het is een ernstige waarschuwing en daarom mag je deze alleen gebruiken als de gedraging van de werknemer zo erg is, dat een officiële waarschuwing op zijn plaats is. Zo’n gedraging kan bestaan uit een actieve handeling (dat is: wanneer je iets doet) of juist een nalaten (wanneer je iets niet doet) van de werknemer.

Je kunt natuurlijk wel een mondelinge waarschuwing geven op het moment dat een werknemer iets doet wat niet de bedoeling is. Het verschil met de officiële waarschuwing, is dat je een mondelinge waarschuwing niet kunt vastleggen in het personeelsdossier van de werknemer. Stel dat een werknemer onacceptabel gedrag vertoont waarvoor je een mondelinge waarschuwing geeft, maar het gedrag herhaalt zich of de werknemer vertoont ander onacceptabel gedrag. In dat geval kun je geen beroep doen op het eerste voorval. Er is dan niet genoeg vastgelegd om over te kunnen gaan op bijvoorbeeld ontslag, terwijl daar misschien wel genoeg aanleiding toe is.

Jurisprudentie als richtlijn
Welk gedrag is toegestaan en welk gedrag niet is toegestaan, blijkt uit communicatie van de werkgever. Denk dan bijvoorbeeld aan het personeelsreglement of bedrijfsreglement waar gedragsregels in staan. Gedragsregels kun je ook tegenkomen op waarschuwingsbordjes in een fabriekshal of instructies van een leidinggevende.

Het is dus niet in de wet vastgelegd wanneer je een officiële waarschuwing mag geven. Om toch een idee te krijgen, kijken we naar de jurisprudentie. Jurisprudentie is het geheel van uitspraken van rechters en vormt een richtlijn voor latere rechtszaken. We kijken dus naar rechtspraak in eerdere, soortgelijke gevallen om te kunnen weten in wat voor situaties de officiële waarschuwing kan worden gebruikt. Volgens jurisprudentie mag een werknemer een officiële waarschuwing geven wanneer de werknemer;

• herhaaldelijk te laat komt
• zich onterecht ziekmeldt
• ongeoorloofd verlof opneemt
• bedrijfseigendommen privé gebruikt
• zich ontoelaatbaar richting collega’s of klanten gedraagt
• opzettelijk bevoegdheden overschrijdt
• verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst niet na komt.

Ook bij andere gedragingen mag je een werknemer een officiële waarschuwing geven, maar als het op een rechtszaak aankomt, beslist uiteindelijk de rechter of de waarschuwing toegestaan was. In onze blog 'Hoe geef je een Officiële Waarschuwing?' gaan we in op de vraag hoe je de waarschuwingsbrief daadwerkelijk gebruikt.

Nu weet je in welke situaties je de brief Officiële Waarschuwing gebruikt en wat een officiële waarschuwing is. Wil je aan de slag met deze brief? Gebruik onze online tool en vul het document eenvoudig in.